Виявляється, люди роками працюють в Microsoft Word але не знають його базових можливостей або не стежать за нововведеннями. Пора надолужувати!
Пара слів про те, навіщо я взагалі взявся описувати зовсім не унікальні функції Microsoft Word. Стаття зріла в моїй голові не поступово. Раз за разом мені доводилося описувати одні й ті ж можливості редактора своїм колегам і близьким. Їх неприкрите прозріння здивування від побаченого і спонукало мене написати цей матеріал. Сподіваюся, що ви теж почерпнете для себе щось нове.
Всі нижчезгадані поради працюють в Word 2013. Настійно рекомендую перебратися саме в це покоління програми, якщо ви з якихось причин відкладали перехід.
1. Починайте друкувати в будь-якому місці
Функція «Клікни і пиши» не нова, проте про неї чули далеко не всі. Частенько доводиться спостерігати, як людина багато разів клацає по кнопці «Введення», щоб дістатися до кінця сторінки і там, наприклад, вписати виконавця листа.
Подвійний клік мишею може замінити десяток ударів по клавіші.
Наведіть курсор на передбачуване місце друку та зробіть пару швидких натискань мишкою. Word сам розставить нові рядки, табуляцію і зарубки для того місця, яке ви йому вказали. Це добре видно при перегляді прихованих знаків форматування.
2. Перекладайте відразу
Запитайте ближнього свого про те, який перекладач він віддає перевагу, і ви, швидше за все, почуєте про Google, «Яндекс», PROMT, але навряд чи про Bing. Чомусь фірмовий перекладач Microsoft не користується в наших краях великою популярністю. І дарма, адже якості його роботи цілком достатньо для повсякденних потреб. Зрозуміло, в пакеті Office передбачений швидкий переклад тексту за допомогою Bing. Рекомендую його спробувати.
Цілком можливо, ви перестанете кидатися між браузером і Word, нескінченно копіюючи і вставляючи матеріали туди-назад.
До вашого вибору кілька десятків мов і три способи перекладу. Знайти їх можна на вкладці «Рецензування».
3. Використовуйте кернинг
Дизайнери добре знають, що таке кернинг, і часто ним оперують при верстці текстів. Говорячи простою мовою, кернинг відповідає за інтервал (відстань) між літерами в залежності від їх форми. Зміна цього параметра може стиснути або розширити одне і те ж слово, речення або абзац порівняно зі стандартним станом. Мені доводилося бачити, як люди починали видаляти частину тексту або, навпаки, «лити воду» тільки для того, щоб умістити його в певні рамки. Кернинг вирішує подібні проблеми більш вишукано. Звичайно, груба гра з ним сильно ріже око, але незначні маніпуляції можуть бути доречні.
Зміна кернинга буде до речі і при використанні шрифтів великого розміру, наприклад при підготовці титульних сторінок книг, статей, доповідей.
Натисніть комбінацію Ctrl + D, щоб викликати діалогове вікно « Шрифт », перейдіть на другу закладку« Додатково ». Тут ви і зможете побавитися з кернингом. І ще трохи в тему. Просто мимохіть хочу познайомити вас з цікавою браузерною грою Kern Type, в якій вам необхідно вгадати найкращий для читання кернинг. Enjoy!
4. Застосовуйте прихований текст
Чи може порожній документ Word важити десятки і сотні мегабайт? Так! І у багатьох при цьому відбувається помутніння розуму. Люди не бачать перед очима жодного слова, але не можуть зрозуміти, чому ж файл настільки великий? Злі віруси або шкідливі хакери? Ні. Вся справа в прихованій інформації. Це можуть бути графіки, картинки і текст.
Як і недруковані символи, приховані дані не відображаються на екрані і не виводяться на друк, але вони все одно є частиною документа.
За допомогою прихованого тексту ви можете:
- Тимчасово ховати конфіденційну інформацію.
- Залишати коментарі або давати відповіді на питання, які не повинні перемішуватися з основним текстом.
- Роздруковувати кілька варіантів одного і того ж документа, поперемінно приховуючи різні його частини. При цьому вам не доведеться зв’язуватися з декількома копіями файлу!
Виділіть частину або весь текст, натисніть Ctrl + D і проставте галочку навпроти опції «Прихований». Фрагмент зникне і стане доступний для перегляду тільки в режимі відображення недрукованих символів. Для наочності приховані дані підкреслюються лінією з чорних крапок.
5. Користуйтеся функцією «Інспектор документів» перед збереженням
Старий Word не може відкрити файл або відображає його некоректно? Знайоме всім і кожному! Такого роду неприємності навколо мене трапляються з лякаючою регулярністю, адже безліч організацій і людей все ще працюють в Office 2003. Тому перед відправкою і/або збереженням документа варто перевіряти його на сумісність з попередніми версіями Word. За це відповідає «Інспектор документів».
Також він уміє запускати перевірку читабельності тексту для людей з обмеженими можливостями і, що важливо, знаходити приховані властивості і дані в документі.
Наприклад, функція визначає наявність макросів, впроваджених документів, невидимого вмісту та інших потенційно проблемних елементів файлу.
6. Редагуйте PDF
Достаток варіантів не завжди йде на користь. Робота з PDF – яскравий тому приклад. Часом люди губляться вже при виборі інструменту, яким вони хочуть обробити файл PDF. Тут і класичний Adobe Reader, і альтернативний Foxit Reader, і будь-який більш-менш сучасний браузер, і ще безліч онлайн-сервісів. Проте один з найвдаліших способів лежить на поверхні – це герой нашої статті.
Word 2013 не тільки відкриває, але й дає можливість відредагувати вміст PDF-документа.
Редактор перетворює текст, таблиці, списки, графіки та інші елементи в DOCX-файл, максимально точно зберігаючи форматування оригіналу. Необхідно зауважити, що виходить у нього дуже і дуже достойно. Також ви можете додавати PDF-файли в документ Word як вбудований об’єкт. У такому випадку буде відображатися лише перша сторінка PDF або значок-посилання файлу.
7. Вставляйте відео
Не секрет, що довгий перегляд сухого тексту швидко знижує увагу і призводить до втрати інтересу у читача. Тому майже всі студенти, доповідачі та офісні трудяги розбавляють рядки діаграмами, таблицями, графіками та іншими візуальними хитрощами. Однак лише одиниці беруть на озброєння куди більш потужний інструмент – відео.
Word вміє вставляти в документ відео з пошуку Bing, додавати ролики YouTube і впроваджувати коди з різних веб-сайтів.
І не варто переживати про кінцевий розмірі файлу. Документ не зберігає саме відео, а лише оформляє його посилання в наочну форму. Зрозуміло, для перегляду потрібне інтернет-з’єднання.
8. Працюйте над документом разом і коментуйте правки
Пам’ятаєте слова класика: «Чого один не зробить – зробимо разом»? Вони актуальні й донині. Тільки не всі розуміють, як правильно вибудувати спільну працю. На жаль, все ще доводиться бачити, як людина виділяє шматок тексту яким-небудь кольором, за ним в дужках дописує свою редакцію або заперечення і пересилає документ назад. У такі моменти в мене починається нервове посмикування повік. Остання редакція Word дозволяє комфортно коментувати і вносити правки в загальнодоступний файл. Цим потрібно користуватися!
Word 2013 дає можливість відповідати на чужі коментарі, що робить редактор відмінним інструментом для обговорення при груповій роботі.
Витратьте кілька хвилин на вивчення вкладки «Рецензування», поділіться новими навичками з колегами, і ви сповна відчуєте всю легкість роботи спільно.
9 . Спростіть роботу з таблицями
Дайте-но вгадаю, ви все ще вставляєте рядки і стовпці таблиці кліком правою клавішею миші та переходом до відповідного пункту меню? Все значно простіше!
Наведіть курсор трохи вище/нижче (лівіше/правіше) того місця, де ви плануєте додати рядок або стовпець. Word негайно запропонує збільшити таблицю.
До слова, остання версія редактора обзавелася декількома новими функціями оформлення таблиць. Оновіть свої знання.
10. Об’єднуйте частини документа в блоки
Що гріха таїти, є такі працівники, які готові перегортати 100+ сторінок документа тільки заради того, щоб вбити час. Якщо ж ви хочете швидко орієнтуватися в об’ємних файлах, вам необхідно освоїти кілька клавіатурних сполучень для блискавичної навігації аби правильно структурувати свої праці.
Використання заголовків різного рівня дозволяє згортати елементи документа, над якими ви зараз не працюєте.
Поставте курсор поруч із заголовком, і програма запропонує вам згорнути вміст блоку. Таким чином, навіть самі величезні труди можуть вміститися всього на парі сторінок.
Джерело: https://goo.gl/TrM6u7Приклад використання текстового процесора для створення буклетів (приклад - виконане завдання оліміади з ІТ)
Немає коментарів:
Дописати коментар